Данные каждому нужны, данные каждому важны: почему сбор данных необходим всем в ИТ ― от директора до техподдержки

Данные об ИТ-инфраструктуре компании нужны всем ― от ИТ-директора до линейного специалиста технической поддержки. Отсутствие данных о состоянии инфраструктуры «здесь и сейчас» приводит к миллионным издержкам, поломке бизнес-процессов и серьезным ошибкам.

В статье эксперты «Инферит ИТМен» разбирают:

• кратко ― из чего состоит ИТ-инфраструктура компании;
• зачем сбор данных нужен разным ИТ-специалистам ― директору, инженерам, системным администраторам и технической поддержке.
• какие проблемы вызывает отсутствие данных.

Что в названии твоем ― из чего состоит ИТ-инфраструктура

ИТ-инфраструктура компании состоит из нескольких основных частей:

• оборудование ― серверы, компьютеры, периферийные устройства;
• программное обеспечение ― операционные системы, приложения и базы данных;
• сети передачи данных ― проводные и беспроводные сети, маршрутизаторы и коммутаторы.

Данные нужно собирать с каждого элемента ИТ-инфраструктуры ― от виртуальных серверов до принтера в кладовке.

Кто и за что отвечает в ИТ-инфраструктуре

За ИТ-инфраструктурой следят ИТ-директор, системные администраторы и специалисты технической поддержки, ИТ-инженеры, а также служба информационной безопасности. Каждая из этих ролей имеет свою зону ответственности в управлении инфраструктурой и свои потребности в данных о ней.

А теперь ― к самому интересному:

• зачем каждому ИТ-специалисту нужны данные об ИТ-инфраструктуре;
• как данные влияют на принятие решений, помогают избежать проблем, упрощают и ускоряют работу.  

ИТ-директор

Именно на ИТ-директоре лежит ответственность за всю ИТ-инфраструктуру организации. От него зависит стратегическое планирование, инвестирование, оптимизация бюджета и управление ресурсами. Данные помогают директору принимать важные решения взвешенно и обоснованно.

Ситуация ― новые серверы для нового ПО

CEO ставит ИТ-директору задачу ― нужно развернуть новое бухгалтерское ПО в компании. У софта есть определенные требования к серверам: количество ядер процессоров и объем оперативной памяти.

Если в компании нет инструмента для сбора данных и ИТ-директор не знает, сколько есть свободных подходящих серверов, то закупит все с нуля.

С помощью сбора данных директор выясняет, что в наличии есть три свободных сервера, которые соответствуют требованиям ПО. И еще на двух серверах можно оптимизировать работу приложений таким образом, чтобы высвободить один из них под новый софт.

В итоге ― с помощью данных директор оптимизирует закупку, вместо десяти серверов покупает шесть и экономит миллионы рублей.

Системный администратор

Системные администраторы поддерживают работоспособность ИТ-инфраструктуры, устанавливают новое ПО пользователям, настраивают оборудование, предотвращают сбои, мониторят состояние сетей, серверов и других устройств. От системных администраторов зависит работа сотрудников и многие бизнес-процессы. Для выполнения всех этих задач им нужно четко понимать состояние и состав инфраструктуры.

Ситуация ― обновление только для Linux

Системный администратор получает задачу обновить версию Linux на компьютерах сотрудников. Чтобы установка прошла успешно, нужно выяснить ― на каких именно ПК в локальной сети установлен Linux и не раскатать обновление на компьютеры с Windows.

Опросить каждого сотрудника или обойти все офисы ногами возможно, но занимает много времени и отвлекает людей от работы. А с помощью софта для сбора данных можно за секунды получить перечень всех ПК на Linux и уточнить их производительные мощности для новой версии ОС.

В итоге ― не надо тратить недели на ручной сбор данных, и можно убедиться, что все ПК потянут обновление.

Специалисты технической поддержки

Специалисты техподдержки решают проблемы пользователей с оборудованием и софтом. Им важно иметь детальную информацию об устройствах, установленном ПО, версиях, типах процессоров и так далее. А для этого необходимо собирать данные об ИТ-инфраструктуре регулярно и быстро.

Ситуация ― лето, отпуска и незакрытые заявки

В технической поддержке работает десять специалистов, в летний период все по очереди уходят в отпуск, а в августе ― сразу трое. Из-за этого на каждого оставшегося сотрудника падает значительно больше заявок от пользователей.

Специалисты поддержки стараются, как могут, но большое количество обращений зависает, что влияет на качество работы сотрудников компании.

Это происходит еще и потому, что специалисты техподдержки возвращают до 30% заявок обратно пользователям, чтобы уточнить информацию о софте или конфигурации ПК.

Получается замкнутый круг: сотрудников меньше, заявок больше, решение проблем затягивается, падают все новые заявки. Снежный ком в жаркое лето.

Выход простой ― инструмент для сбора данных. С помощью него специалисты поддержки сразу получают все сведения про устройство, его конфигурацию, версии установленного ПО и быстро закрывают заявку. Писать или звонить для уточнения уже не нужно.

В итоге ― растет показатель SLA, техподдержка стабильно работает даже во время отпусков и успешно решает проблемы сотрудников.

ИТ-инженеры

ИТ-инженеры проектируют, разрабатывают и поддерживают сложные компоненты инфраструктуры, устанавливают и конфигурируют новое оборудование и софт, обеспечивают их взаимодействие. Данные об ИТ-инфраструктуре помогают им учесть все факторы и предотвратить сбои при внедрении новых систем.

Ситуация ― не то пальто ПО

ИТ-инженеры спроектировали и внедрили новое бизнес-приложение, и затем выяснили, что текущая версия базы данных несовместима с этим приложением. Это вызвало конфликты и сбои в работе.

А теперь представим, что в компании есть инструмент для сбора данных. ИТ-инженеры заранее проверяют версии, устройства и учитывают это при проектировании приложения.

В итоге ― новый софт беспроблемно работает на всех устройствах, проект по внедрению закрыт вовремя и без сбоев.

Мы рассмотрели несколько ситуаций, когда данные решают проблему разных специалистов. Конечно, таких примеров намного больше и каждый ИТ-сотрудник может быстро вспомнить похожие случаи в своей работе.

А теперь ― к решению.

Как наладить сбор данных, чтобы предотвратить лишние траты и сбои?

Можно собирать данные вручную ― обходить здания, фиксировать в Excel-таблицу устройства и ПО. Но версии обновляются, сотрудники устанавливают новый софт, техника выходит из строя. А проблемы, когда «что-то не работает», надо устранять быстро, как и принимать решения о закупках или проектировании софта.

Оптимальный вариант ― качественный инструмент, который за пару минут соберет и структурирует данные о каждом устройстве и каждом софте в вашей инфраструктуре.

Что должно быть в современном софте для сбора данных:

• сенсоры (они же скрипты), которые гибко и корректно соберут данные с любого ПО и оборудования;
• конвергентная (смешанная) архитектура, чтобы обойти все типы архитектуры в компании и гарантированно достать данные даже с закрытых периметров и при гео-распределенной инфраструктуре;
• конвейер обработки данных, который исключит дубли, нормализует и обогатит данные.

Все эти решения есть в «Инферит ИТМен», российской платформе для управления ИТ-инфраструктурой. Она полностью закрывает задачи по сбору данных и инвентаризации технических активов в инфраструктуре.

Не менее важно выбрать для компании один софт для сбора данных. Мы не просто так рассмотрели потребности в данных у разных ИТ-подразделений: каждому нужно знать что-то свое для конкретных задач.

По этой причине в крупных компаниях зачастую в каждый отдел выбирают свое решение. Еще чаще бывает так:

• ставят недорогой инструмент для сбора данных;
• потом в инфраструктуру «приезжает» новый сложный софт;
• существующий инструмент не может собрать с него данные корректно;
• покупают новый сборщик данных.

В итоге в компании накапливается 5-7 инструментов для сбора данных. Из-за этого данные дублируются, их сложно свести в один отчет. Отсутствует единая картина об ИТ-инфраструктуре.

Рассмотрим два реальных кейса клиентов «Инферит ИТМен» , когда для сбора данных использовали недостаточно мощный и гибкий софт или пытались собрать данные вручную.

Кейс №1 ― 12% лишних расходов на поддержку неиспользуемых активов

Компания закупила новые принтеры и выдала их сотрудникам. Через пару месяцев приходит поток счетов на покупку картриджей для них. Закупили, отгрузили ― все нормально. А через месяц приходят новые и новые счета на картриджи. Уже не только интересно, но и тревожно ― откуда такой перерасход?

Проводят аудит инфраструктуры вручную и собирают данные по периферийным устройствам. Принтеры находят в шкафу и, кажется, их даже не использовали ни разу.

Что делать с перерасходом на неиспользуемые картриджи? Можно внедрить специальную систему для контроля печати, но это дорого и сложно, поэтому компания оставила все как есть.

Еще некоторое время спустя проблемы начались уже с ноутбуками, которые выдавали сотрудникам для работы на площадке не в стационарных местах ― заводском цехе.

Провели аудит и снова выяснили, что ноутбуки уютно лежат в сейфах на территории производства и были закуплены «на всякий случай».

Как отследить ноутбуки, которые никак не используются или перемещаются по закрытым периметрам? Как мониторить закупку картриджей? Как устранить 12% лишних расходов на технику?

Ответ один ― софт для сбора данных.

Кейс №2 ― Сократить расходы на новое ПО

Все в компании было хорошо, и тут ушел важный для работы всех отделов зарубежный софт. Начали внедрять российский аналог. Полная лицензия на него стоит десятки миллионов рублей. Чтобы сократить расходы, надо понять: какими именно компонентами пользуются сотрудники в работе? Что можно убрать из лицензии без ущерба для бизнес-процессов?

В компании уже был софт, который собирал данные не с помощью сенсоров, а плагинами. Однако готового плагина для сбора данных с нового ПО у него не было.

С этой задачей компания обратилась в «Инферит ИТМен», который выявил только необходимые компоненты ПО и помог сократить стоимость лицензии на 20%.

Что важно запомнить про сбор данных

• Данные нужны всем ИТ-специалистам ―  директору, сисадминам, техподдержке, инженерам.
• На основе данных директор и руководители в ИТ принимают важные решения ― например, о закупках на десятки миллионов рублей. Без четкого и корректного понимания ИТ-инфраструктуры придется действовать вслепую.
• Данные можно собирать вручную, но практической пользы в этом немного. ИТ-сотрудники будут тратить много времени на сбор информации, а изменения в инфраструктуре будут происходить буквально каждый день.
• Оптимальное решение ― внедрить качественный современный инструмент для сбора данных.
• Софт для сбора данных должен быть гибким и быстрым: собирать данные с любого софта и архитектуры, обходить закрытые параметры и поставлять необходимую информацию за пару минут.
• Важно иметь в компании один универсальный инструмент для сбора данных и не плодить 5-7 разных решений.
• Отсутствие данных приводит к экономическим убыткам, лишним расходам и поломке рабочих процессов.

Собирайте данные корректно, принимайте взвешенные решения и предугадывайте возможные проблемы.

А если хотите узнать, можно ли собирать данные со всей ИТ-инфраструктуры быстрее, чем выпить чашку кофе ― приходите на вебинар «Инферит ИТМен» 12 сентября. Проведем эксперимент в прямом эфире.

Оригинал нашей статьи на Хабр.